研維簡介RFID檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用方案
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發(fā)表時間2018-05-28 09:29:23
研維簡介RFID檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用方案。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，加固平板電腦、工控平板電腦、手持RFID自動識別技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)得到快速發(fā)展，其中，RFID自動識別技術(shù)是將RFID電子標(biāo)簽作為信息存儲媒介粘貼在檔案袋上，利用智能檔案柜、批量借還終端、移動式點(diǎn)藏終端、全向防盜通道等設(shè)備，與后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)相配合，實(shí)現(xiàn)對檔案的全過程跟蹤與管理。
一、檔案館管理中可以在幾個方面來使用RFID技術(shù)：
1、實(shí)體檔案的統(tǒng)計：
通過RFID讀寫設(shè)備在標(biāo)簽中錄入案卷所屬的全宗號、目錄號、案卷題名、該案卷中文件份數(shù)及存放地等信息。在檔案案卷中安裝標(biāo)簽，同時，通過網(wǎng)絡(luò)把這些信息傳送到服務(wù)器上，由專門管理軟件進(jìn)行處理后形成數(shù)據(jù)庫。這項工作完成后，工作人員在統(tǒng)計檔案館藏時可以使用智能檔案架自動館藏盤點(diǎn)系統(tǒng)，不再需要核對每一個案卷。
2、實(shí)體檔案的管理：
通過在檔案庫房門口安裝智能安全檢測門，實(shí)時收集標(biāo)簽信息，如果實(shí)體檔案未經(jīng)過授權(quán)出庫，系統(tǒng)就會馬上與保安系統(tǒng)連動報警，保證檔案的保管安全。如果是經(jīng)過授權(quán)的檔案出庫，那么軟件就會自動記錄出庫信息，并進(jìn)行統(tǒng)計。
3、與數(shù)字檔案館項目的對應(yīng)：
一方面，可以在標(biāo)簽中寫入檔案的數(shù)字化信息，這樣在檔案數(shù)字化過程的調(diào)卷和還卷過程中只需要掃描標(biāo)簽就可以做的不錯掃，不漏掃。另一方面，標(biāo)簽信息可以和檔案管理軟件通過接口程序連接，在利用檔案時先通過檔案管理軟件檢索到需要調(diào)卷的檔案，系統(tǒng)就會直接把這些檔案的信息發(fā)送到終端上，庫房工作人員通過終端可以直接找到檔案庫房中的檔案，實(shí)現(xiàn)快捷，準(zhǔn)確的調(diào)檔。如果配合智能檔案架，這些信息可以實(shí)現(xiàn)檔案架自動打開檔案所在架，調(diào)檔人員根據(jù)智能檔案架指示燈指示打開架內(nèi)找到需要檔案，整個過程10秒中即可完成。
二、系統(tǒng)特點(diǎn)
1、檔案盒、檔案袋均可管理
檔案盒、檔案袋兩種管理模式，確計算每盒(袋)中的檔案數(shù)量，任何一份缺失均會在系統(tǒng)中顯示。
2、檔案柜授權(quán)開柜
檔案柜帶門禁控制器，可脫機(jī)判斷/聯(lián)機(jī)判斷權(quán)限，支持開門超時報警，異常開門報警，支持檔案柜開門視頻聯(lián)動。
3、檔案快速上架整理，快速查找
系統(tǒng)提供豐富的上架、盤點(diǎn)及查找功能，進(jìn)一步節(jié)省整理檔案的時間和人力。
4、具有館員工作站，可實(shí)現(xiàn)自助借還
結(jié)合讀者和管理人員的借閱卡和工作卡，還可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的各種操作，包括：信息錄入、批量借閱和歸還等。
5、檔案實(shí)時在架定位監(jiān)控
實(shí)現(xiàn)檔案盒定位/監(jiān)控，精確對于每個檔案盒都有固定的層及位置，任何一個檔案盒擺放錯誤均會進(jìn)行提示。
6、檔案防盜
檔案袋的身份標(biāo)識，檔案管理各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)采集的載體，可以存儲檔案的基本信息和領(lǐng)用歸還狀態(tài)等，用于對檔案進(jìn)出進(jìn)行安全控制，達(dá)到防盜和監(jiān)控的目的。
7、智能實(shí)時盤庫檔案管理
RFID智能實(shí)時盤庫檔案管理系統(tǒng)是根據(jù)用戶需求，基于RFID(射頻)技術(shù)研制開發(fā)的新產(chǎn)品，也是目前國內(nèi)新的檔案管理系統(tǒng)，與條形碼盤庫型檔案管理系統(tǒng)相比，它具有庫存檔案管理規(guī)范、在柜狀態(tài)實(shí)時監(jiān)控、實(shí)時盤點(diǎn)的準(zhǔn)確率高的優(yōu)點(diǎn)。其硬件系統(tǒng)基于高可靠PLC搭建而成，人機(jī)界面采用10.2彩色液晶顯示觸摸屏。并采用局域網(wǎng)進(jìn)行全系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)。具有顯示內(nèi)容豐富，操作簡單的特點(diǎn)。盤點(diǎn)在柜檔案準(zhǔn)確率達(dá)到100%?？稍谶\(yùn)行環(huán)境下控制自動選層檔案柜。
三、實(shí)施流程
1、初始化：將粘貼好RFID電子標(biāo)簽的檔案裝入檔案柜，每完成一層，該層檔案數(shù)據(jù)位置信息自動錄入數(shù)據(jù)庫，時間需要2-3秒，按照上述流程，完成該柜所有層的檔案裝入，該柜檔案數(shù)據(jù)位置信息即自動錄入數(shù)據(jù)庫，初始化完成。
2、借閱及歸還：上位機(jī)發(fā)出借閱或歸還指令，檔案柜運(yùn)行至存取窗口，相應(yīng)激光指示燈亮起，用戶取出或存放檔案，數(shù)據(jù)隨即更新。
3、在庫檔案門禁管理系統(tǒng)：未授權(quán)檔案出庫門報警，自動攝像數(shù)據(jù)采集。
四、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
智能檔案管理系統(tǒng)采用RFID自動識別技術(shù)和計算機(jī)軟件技術(shù)，以RFID電子標(biāo)簽作為信息存儲媒介并粘貼在檔案袋上，在RFID芯片中存儲該檔案的基本信息和領(lǐng)用歸還記錄，利用非接觸式的智能館員工作站、智能書架等RFID讀寫設(shè)備，與后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)相配合，可以實(shí)現(xiàn)檔案的借閱、歸還、查找、盤點(diǎn)工作過程的信息化管理。同時系統(tǒng)在檔案室出入口處安裝智能安全門，通過遠(yuǎn)距離RFID認(rèn)證，可以實(shí)現(xiàn)自動防盜與檔案出入庫確認(rèn)功能。
1、RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)
該系統(tǒng)由中心數(shù)據(jù)庫和終端管理器組成，是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括集成RFID讀寫設(shè)備的館員工作站、智能檔案架、發(fā)卡器等設(shè)備，是中心數(shù)據(jù)庫獲取信息與輸出信息的重要端口。館員工作站的作用是負(fù)責(zé)將數(shù)據(jù)庫中的信息寫入標(biāo)簽或是將標(biāo)簽中的信息導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫;智能檔案架是管理員進(jìn)行現(xiàn)場信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數(shù)據(jù)導(dǎo)入至中心數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而為檔案管理信息系統(tǒng)各功能的使用提供數(shù)據(jù)支持。發(fā)卡器作用是完成發(fā)放設(shè)置館員權(quán)限卡功能。
2、檔案管理信息系統(tǒng)
該系統(tǒng)由儲位管理子系統(tǒng)、查詢管理子系統(tǒng)、銷毀管理子系統(tǒng)和安全管理子系統(tǒng)構(gòu)成。其中儲位管理子系統(tǒng)又由儲位自動識別模塊和檔案自動識別模塊組成，而安全管理子系統(tǒng)包括監(jiān)控模塊和警報模塊。
系統(tǒng)具體功能如下：
（1）查詢管理子系統(tǒng)：
在檔案需要被查閱時，由該子系統(tǒng)提供檔案編目查詢、密查詢等，并發(fā)出出庫指令，指令通過計算機(jī)總線將查詢信號傳輸至檔案架，使得檔案架上的指示燈亮起，管理人員按指示燈指示做出庫作業(yè)。
（2）儲位管理子系統(tǒng)：
該子系統(tǒng)硬件主要由智能檔案密集架實(shí)現(xiàn)，該子系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案自動識別模塊所儲存的檔案袋編號和儲位自動識別模塊所儲存的儲位編號自動匹配，從而在進(jìn)行檔案的出入庫時較好地實(shí)現(xiàn)檔案儲位的定位。此外，儲位自動識別模塊還具有儲位分配、儲位信息管理的功能，可實(shí)現(xiàn)檔案館儲位的可視化、動態(tài)化管理。
（3）安全管理子系統(tǒng)：
該子系統(tǒng)負(fù)責(zé)檔案防盜和現(xiàn)場監(jiān)管，實(shí)施檔案管理的安全機(jī)制。當(dāng)檔案袋在非正常情況下離開儲位，安裝于檔案密集架上的讀寫器器將捕捉到這一信息，將檔案信息無線傳回管理系統(tǒng)，監(jiān)控模塊將會把這一異常信息立即發(fā)送給警報模塊，警報模塊接受到信息后向計算機(jī)控制中心發(fā)出警報。另外，當(dāng)存在非法帶離檔案室的檔案也可通過智能安全檢測門提示報警信息。
（4）銷毀管理子系統(tǒng)：
檔案入庫前，在銷毀管理子系統(tǒng)中設(shè)定每份檔案的保管期限，當(dāng)?shù)竭_(dá)保管期限時，銷毀管理子系統(tǒng)自動提醒管理人員失效檔案的相關(guān)信息，由管理人員作進(jìn)一步處理。管理人員也可由該子系統(tǒng)查看將要到期或是已到期銷毀的檔案信息。
綜上所述，RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)通過系統(tǒng)接口實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的對接，由RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的收集、儲存、讀寫電子標(biāo)簽;檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對檔案信息的應(yīng)用與管理。同時，可對系統(tǒng)用戶設(shè)置不同權(quán)限，以實(shí)現(xiàn)對用戶的安全性管理。
一、檔案館管理中可以在幾個方面來使用RFID技術(shù)：
1、實(shí)體檔案的統(tǒng)計：
通過RFID讀寫設(shè)備在標(biāo)簽中錄入案卷所屬的全宗號、目錄號、案卷題名、該案卷中文件份數(shù)及存放地等信息。在檔案案卷中安裝標(biāo)簽，同時，通過網(wǎng)絡(luò)把這些信息傳送到服務(wù)器上，由專門管理軟件進(jìn)行處理后形成數(shù)據(jù)庫。這項工作完成后，工作人員在統(tǒng)計檔案館藏時可以使用智能檔案架自動館藏盤點(diǎn)系統(tǒng)，不再需要核對每一個案卷。
2、實(shí)體檔案的管理：
通過在檔案庫房門口安裝智能安全檢測門，實(shí)時收集標(biāo)簽信息，如果實(shí)體檔案未經(jīng)過授權(quán)出庫，系統(tǒng)就會馬上與保安系統(tǒng)連動報警，保證檔案的保管安全。如果是經(jīng)過授權(quán)的檔案出庫，那么軟件就會自動記錄出庫信息，并進(jìn)行統(tǒng)計。
3、與數(shù)字檔案館項目的對應(yīng)：
一方面，可以在標(biāo)簽中寫入檔案的數(shù)字化信息，這樣在檔案數(shù)字化過程的調(diào)卷和還卷過程中只需要掃描標(biāo)簽就可以做的不錯掃，不漏掃。另一方面，標(biāo)簽信息可以和檔案管理軟件通過接口程序連接，在利用檔案時先通過檔案管理軟件檢索到需要調(diào)卷的檔案，系統(tǒng)就會直接把這些檔案的信息發(fā)送到終端上，庫房工作人員通過終端可以直接找到檔案庫房中的檔案，實(shí)現(xiàn)快捷，準(zhǔn)確的調(diào)檔。如果配合智能檔案架，這些信息可以實(shí)現(xiàn)檔案架自動打開檔案所在架，調(diào)檔人員根據(jù)智能檔案架指示燈指示打開架內(nèi)找到需要檔案，整個過程10秒中即可完成。
二、系統(tǒng)特點(diǎn)
1、檔案盒、檔案袋均可管理
檔案盒、檔案袋兩種管理模式，確計算每盒(袋)中的檔案數(shù)量，任何一份缺失均會在系統(tǒng)中顯示。
2、檔案柜授權(quán)開柜
檔案柜帶門禁控制器，可脫機(jī)判斷/聯(lián)機(jī)判斷權(quán)限，支持開門超時報警，異常開門報警，支持檔案柜開門視頻聯(lián)動。
3、檔案快速上架整理，快速查找
系統(tǒng)提供豐富的上架、盤點(diǎn)及查找功能，進(jìn)一步節(jié)省整理檔案的時間和人力。
4、具有館員工作站，可實(shí)現(xiàn)自助借還
結(jié)合讀者和管理人員的借閱卡和工作卡，還可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的各種操作，包括：信息錄入、批量借閱和歸還等。
5、檔案實(shí)時在架定位監(jiān)控
實(shí)現(xiàn)檔案盒定位/監(jiān)控，精確對于每個檔案盒都有固定的層及位置，任何一個檔案盒擺放錯誤均會進(jìn)行提示。
6、檔案防盜
檔案袋的身份標(biāo)識，檔案管理各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)采集的載體，可以存儲檔案的基本信息和領(lǐng)用歸還狀態(tài)等，用于對檔案進(jìn)出進(jìn)行安全控制，達(dá)到防盜和監(jiān)控的目的。
7、智能實(shí)時盤庫檔案管理
RFID智能實(shí)時盤庫檔案管理系統(tǒng)是根據(jù)用戶需求，基于RFID(射頻)技術(shù)研制開發(fā)的新產(chǎn)品，也是目前國內(nèi)新的檔案管理系統(tǒng)，與條形碼盤庫型檔案管理系統(tǒng)相比，它具有庫存檔案管理規(guī)范、在柜狀態(tài)實(shí)時監(jiān)控、實(shí)時盤點(diǎn)的準(zhǔn)確率高的優(yōu)點(diǎn)。其硬件系統(tǒng)基于高可靠PLC搭建而成，人機(jī)界面采用10.2彩色液晶顯示觸摸屏。并采用局域網(wǎng)進(jìn)行全系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)。具有顯示內(nèi)容豐富，操作簡單的特點(diǎn)。盤點(diǎn)在柜檔案準(zhǔn)確率達(dá)到100%?？稍谶\(yùn)行環(huán)境下控制自動選層檔案柜。
三、實(shí)施流程
1、初始化：將粘貼好RFID電子標(biāo)簽的檔案裝入檔案柜，每完成一層，該層檔案數(shù)據(jù)位置信息自動錄入數(shù)據(jù)庫，時間需要2-3秒，按照上述流程，完成該柜所有層的檔案裝入，該柜檔案數(shù)據(jù)位置信息即自動錄入數(shù)據(jù)庫，初始化完成。
2、借閱及歸還：上位機(jī)發(fā)出借閱或歸還指令，檔案柜運(yùn)行至存取窗口，相應(yīng)激光指示燈亮起，用戶取出或存放檔案，數(shù)據(jù)隨即更新。
3、在庫檔案門禁管理系統(tǒng)：未授權(quán)檔案出庫門報警，自動攝像數(shù)據(jù)采集。
四、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
智能檔案管理系統(tǒng)采用RFID自動識別技術(shù)和計算機(jī)軟件技術(shù)，以RFID電子標(biāo)簽作為信息存儲媒介并粘貼在檔案袋上，在RFID芯片中存儲該檔案的基本信息和領(lǐng)用歸還記錄，利用非接觸式的智能館員工作站、智能書架等RFID讀寫設(shè)備，與后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)相配合，可以實(shí)現(xiàn)檔案的借閱、歸還、查找、盤點(diǎn)工作過程的信息化管理。同時系統(tǒng)在檔案室出入口處安裝智能安全門，通過遠(yuǎn)距離RFID認(rèn)證，可以實(shí)現(xiàn)自動防盜與檔案出入庫確認(rèn)功能。
1、RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)
該系統(tǒng)由中心數(shù)據(jù)庫和終端管理器組成，是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括集成RFID讀寫設(shè)備的館員工作站、智能檔案架、發(fā)卡器等設(shè)備，是中心數(shù)據(jù)庫獲取信息與輸出信息的重要端口。館員工作站的作用是負(fù)責(zé)將數(shù)據(jù)庫中的信息寫入標(biāo)簽或是將標(biāo)簽中的信息導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫;智能檔案架是管理員進(jìn)行現(xiàn)場信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數(shù)據(jù)導(dǎo)入至中心數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而為檔案管理信息系統(tǒng)各功能的使用提供數(shù)據(jù)支持。發(fā)卡器作用是完成發(fā)放設(shè)置館員權(quán)限卡功能。
2、檔案管理信息系統(tǒng)
該系統(tǒng)由儲位管理子系統(tǒng)、查詢管理子系統(tǒng)、銷毀管理子系統(tǒng)和安全管理子系統(tǒng)構(gòu)成。其中儲位管理子系統(tǒng)又由儲位自動識別模塊和檔案自動識別模塊組成，而安全管理子系統(tǒng)包括監(jiān)控模塊和警報模塊。
系統(tǒng)具體功能如下：
（1）查詢管理子系統(tǒng)：
在檔案需要被查閱時，由該子系統(tǒng)提供檔案編目查詢、密查詢等，并發(fā)出出庫指令，指令通過計算機(jī)總線將查詢信號傳輸至檔案架，使得檔案架上的指示燈亮起，管理人員按指示燈指示做出庫作業(yè)。
（2）儲位管理子系統(tǒng)：
該子系統(tǒng)硬件主要由智能檔案密集架實(shí)現(xiàn)，該子系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案自動識別模塊所儲存的檔案袋編號和儲位自動識別模塊所儲存的儲位編號自動匹配，從而在進(jìn)行檔案的出入庫時較好地實(shí)現(xiàn)檔案儲位的定位。此外，儲位自動識別模塊還具有儲位分配、儲位信息管理的功能，可實(shí)現(xiàn)檔案館儲位的可視化、動態(tài)化管理。
（3）安全管理子系統(tǒng)：
該子系統(tǒng)負(fù)責(zé)檔案防盜和現(xiàn)場監(jiān)管，實(shí)施檔案管理的安全機(jī)制。當(dāng)檔案袋在非正常情況下離開儲位，安裝于檔案密集架上的讀寫器器將捕捉到這一信息，將檔案信息無線傳回管理系統(tǒng)，監(jiān)控模塊將會把這一異常信息立即發(fā)送給警報模塊，警報模塊接受到信息后向計算機(jī)控制中心發(fā)出警報。另外，當(dāng)存在非法帶離檔案室的檔案也可通過智能安全檢測門提示報警信息。
（4）銷毀管理子系統(tǒng)：
檔案入庫前，在銷毀管理子系統(tǒng)中設(shè)定每份檔案的保管期限，當(dāng)?shù)竭_(dá)保管期限時，銷毀管理子系統(tǒng)自動提醒管理人員失效檔案的相關(guān)信息，由管理人員作進(jìn)一步處理。管理人員也可由該子系統(tǒng)查看將要到期或是已到期銷毀的檔案信息。
綜上所述，RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)通過系統(tǒng)接口實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的對接，由RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的收集、儲存、讀寫電子標(biāo)簽;檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對檔案信息的應(yīng)用與管理。同時，可對系統(tǒng)用戶設(shè)置不同權(quán)限，以實(shí)現(xiàn)對用戶的安全性管理。
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